Електронний документообіг: а якщо прийде перевірка?

Первинні документи можуть вестися як у паперовій, так і в електронній формі. Наприклад, розповсюджено вести рахунки, акти, звіти, накладні тощо за допомогою різних систем типу «Вчасно», Medok, DubiDoc, книги обліку – в таблицях exel чи більш сучасних системах. Та виникає питання: що робити, якщо очікуєте на перевірку контролюючим органом? 

Нагадаємо, що платники податків, як юрособи так і підприємці, зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів.

А нормами Закону України від 16.07.1999 № 996-XIV визначено, що первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати обов’язкові реквізити. До обов’язкових реквізитів відносяться:

• назва документа (форми);
• дата складання;
• назва підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції;
• посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Отже, первинні документи, складені в електронній формі у будь-якому застосунку чи на сервісі документообігу, цілком законні й достатні за умови дотримання вимог законодавства й коректного оформлення.

Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Мінфіну України від 24.05.1995 р. № 88, передбачено, що первинні документи, облікові регістри та бухгалтерська звітність, створені у формі електронного документа, повинні зберігатися на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях, та протягом строку, що не повинен бути меншим від строку, встановленого для відповідних документів на папері.

Також важливо звернути увагу на наступне. На відміну від паперового первинного документа, в електронному фіксується ще й момент (дата і точний час) підписання документа (накладання електронного підпису). Податківці під час перевірки звертають на це особливу увагу, тому необхідно формувати документи своєчасно. Без звичних рішень «заднім числом».

Необхідно взяти до уваги, що суб’єкти господарювання – платники ПДВ податковий облік ведуть в електронній формі, бо нормами ПКУ передбачено, що при здійсненні операцій з постачання товарів/послуг на дату виникнення податкових зобов’язань платники податку зобов’язані складати податкові накладні в електронному форматі з дотриманням умов щодо їх реєстрації, підписаних КЕП уповноваженої платником особи, та реєструвати їх в Єдиному реєстрі податкових накладних у встановлений ПКУ термін. Тобто податковий облік уже централізовано ведеться в електронній формі.

Отже, якщо суб’єкт господарювання веде облік в електронній формі, то дублюючих паперових документів, скоріше за все, під час перевірки у нього не буде. Проте необхідно розуміти, що на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів чи контролюючих органів у межах їх повноважень суб’єкт господарювання все ж зобов’язаний зробити паперові копії чи роздрукувати.

Нормами п. 85.2 ст. 85 ПКУ передбачено, що після початку перевірки суб’єкт господарювання зобов’язаний надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів у повному обсязі всі копії документів, що належать або пов’язані з предметом перевірки: фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів. Такі копії повинні бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності). І пропонувати перевіряючим працювати з документами в електронній формі представники бізнесу не мають права. Такої точки зору дотримується і податкова у своїх роз’ясненнях. Хоча на практиці ми бачимо, що для податкової важливим є не форма оформлення документа, а його відповідність чинному законодавству – правильне оформлення господарських операцій, наявність усіх необхідних реквізитів первинного документа тощо. І вони досить лояльно працюють із електронними системами. Втім, мати принтер напоготові не завадить.

Вищенаведена вимога – зробити паперові копії документів для податківців під час перевірки – стосуються як юросіб, так і ФОП. Останніх вона може збентежити, адже вони можуть мати як підприємницькі рахунки, так і рахунки фізосіб, відкриті для власних потреб. У відповіді на наступне питання: «чи зобов’язаний ФОП під час перевірки надавати виписки зі своїх рахунків, що відкриті для власних потреб?» – податкова вважає, що так, оскільки виписки з рахунків є первинними документами. Вона стверджує, що підприємець зобов’язаний, особливо під час документальної перевірки, зокрема при припиненні діяльності, надати всі документи, що стосуються предмета перевірки, включаючи виписки з рахунків, оскільки ці виписки є первинними документами. Навіть якщо рахунки відкриті для власних потреб. Виписки підтверджують фінансові операції і повинні містити необхідні реквізити для перевірки відповідно до вимог законодавства.

Необхідно знати, що податківці, посилаючись на норми Положення про організацію бухгалтерського обліку, бухгалтерського контролю під час здійснення операційної діяльності в банках України, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 04.07.2018 р .№ 75, вважають, що виписки з клієнтських рахунків є підтвердженням виконаних за операційний день операцій. Податківці доводять, що виписка з клієнтського рахунку може слугувати первинним документом, що підтверджує факт списання/зарахування коштів, якщо вона містить такі реквізити:

• Назву документа (форми).
• Дату складання.
• Найменування клієнта/банку, прізвище, власне ім’я та по батькові (за наявності) фізичної особи.
• Зміст та обсяг операції (підстави для її здійснення) та одиницю її виміру за кожною операцією, відображені у виписці з рахунку клієнта;
• Особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у складанні виписки з рахунку клієнта/печатку банку.

І на підставі цього стверджують: оскільки виписки з рахунків є первинними документами, то під час проведення документальної перевірки (у т. ч. у зв’язку з припиненням діяльності) підприємець зобов’язаний надати посадовим (службовим) особам контролюючого органу у повному обсязі всі документи, що належать або пов’язані з предметом перевірки, у тому числі виписки зі своїх рахунків, які відкриті як для здійснення підприємницької діяльності, так і для власних потреб.

ФОП може не погоджуватися з точкою зору податкової, але цю їх точку зору необхідно враховувати. Тим паче, що останнім часом податківці більш ретельно під час перевірок вивчають рух коштів як по підприємницьких рахунках, так і по рахунках, відкритих для власних потреб. А викликано це тим, що, на жаль, досить часто підприємці використовують рахунки, відкриті для власних потреб, для отримання доходу від підприємницької діяльності. Тому, щоб впевнитися, що податки сплачені зі всіх отриманих доходів, вони і вимагають надавати виписки з усіх рахунків. Якщо ФОП не готовий сперечатися з податковою з питання законності таких вимог – очікуючи на перевірку, готуйте виписки з усіх рахунків. Або ж будьте готовими відстоювати свою точку зору в суді з допомогою адвоката.

Наталя Щербак, консультант із обліку й податків