Із паперу в цифру: нюанси роботи з трудовими книжками

За рік з невеликим весь український бізнес має перейти на електронні трудові книжки замість паперових. Процедура не дуже складна, хоч і марудна, і на практиці виникають питання. Відповімо на найтиповіші.

Що ж таке – електронна трудова?

Якоїсь віртуальної трудової книжки не існує, так називають дані з Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, який ведеться Пенсійним фондом України (далі – Реєстр). Витяг з цього Реєстру, який легко і швидко можна отримати через портал Дія – повноцінна заміна паперового носія. Звісно, якщо дані з нього уже перенесені до Реєстру.

Чи можна брати на роботу без трудової?

Під час влаштування на роботу новий працівник у будь-якому випадку зобов’язаний надати документ, який підтверджує його попередню трудову діяльність. До 10 червня 2026 року це може бути як паперова трудова книжка, так і відомості з Реєстру – на його вибір. При цьому, якщо працівник попросить, ви зобов’язані внести дані про нове місце роботи в «аналогову» трудову та у подальшому дані вносити туди ж.

Хто має оцифровувати трудові книжки?

Передавати до ПФУ сканкопії паперової трудової книжки мають право як самі працівники чи ФОП (тобто – застраховані особи), так і роботодавці (страхувальники). Для цього використовується Вебпортал електронних послуг ПФУ. Все досить просто, потрібно лише відсканувати сторінки книжки згідно із технічними вимогами, які вказані на порталі. Детальна інструкція тут. Обов’язковим є накладення кваліфікованого електронного підпису (КЕП).

Зверніть увагу! В Реєстрі наразі є дані за основним місцем роботи починаючи з 2004 року. Якщо трудова діяльність почалася раніше, то сама застрахована особа має додати інформацію про це, надіславши скановані копії документів.

Чи зобов’язані ви сканувати книжки всім новим співробітникам?

У законодавстві відсутня норма, яка б примушувала нового роботодавця оцифровувати трудові новоприбулим працівникам. До 06.2026 це робиться добровільно, заради впорядкованої роботи із кадрами. А от своєчасно подавати об’єднану звітність з додатком Д5 при прийомі нового працівника роботодавець зобов’язаний. Там будуть всі необхідні дані про застраховану особу, і вони автоматично потраплять до Реєстру.

Зверніть увагу! Якщо працівник навпаки – звільняється, а сканкопії трудової книжки ви ще не передали до ПФУ, не обов’язково це терміново робити. Зробіть запис у трудовій і разом з копією наказу про звільнення видайте робітнику. А відомості про останній місяць роботи працівника надайте у звітності в тому ж додатку Д5. 

ФОП і трудова книжка. Що потрібно зробити протягом року?

Підприємець не є найманим працівником, тому і запис про це в свою трудову книжку він не вносить. Але для зарахування свого попереднього стажу та підприємницького періоду йому також необхідно подати оцифровані документи, які цей період підтверджують. Здійснити це необхідно особисто, через персональний кабінет на вебпорталі ПФУ.

Оцифрування підприємницької діяльності відбувається на підставі наданих скан-копій витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань (ЄДР) про державну реєстрацію як ФОП, або на базі довідки з вашої податкової про облік як суб’єкта підприємницької діяльності. Записи про місця роботи до початку підприємницької діяльності треба відсканувати і надати через персональний кабінет на вебпорталі ПФУ в загальному порядку.

Чи має підприємець оцифровувати книжки найманих працівників?

На відміну від юридичних осіб, підприємці, які використовують труд найманих працівників на умовах трудового договору, ніколи не зберігали трудові книжки у себе. Вони робили/роблять необхідні записи і повертають документ працівникам. У зв’язку з тим, що ФОП не зберігають паперові трудові книжки, вони і не зобов’язані їх сканувати, надавати ПФУ, вносити якісь правки тощо. Наймані працівники підприємців повинні це робити виключно самі.

Чи треба зберігати паперові трудові після оцифровки?

У своїх консультаціях ПФУ рекомендує передати оригінали паперових трудових книжок на зберігання працівникам під підпис після внесення їх даних до Реєстру.

Як виправляти помилки у Реєстрі?

Треба мати на увазі, що оцифровані дані трудової книжки подаються до ПФУ одноразово. Тому перед цим компанії, що їх подає, необхідно перевірити коректність її заповнення. Якщо ви виявили помилки, зроблені попередніми роботодавцями, у жодному разі не потрібно їх усувати або виправляти. Про їх наявність необхідно повідомити працівнику і порадити звернутись на підприємство, на якому вони допущені. Це важливий момент, бо за наявності суттєвих помилок ПФУ не прийме дані і в Реєстр вони не потраплять. 

Водночас, відповідно до п. 6 Порядку №11-1, повторно можна подати відомості про трудову діяльність у двох випадках.

У разі виявлення неправильного чи неточного запису про періоди роботи за періоди страхового стажу після 01.07.2000 р.

У разі створення неправильного чи неточного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на порталі ПФУ.

При повторному поданні відомостей про трудову діяльність подають не всю трудову книжку, а лише титульну сторінку та сторінки зі змінами.

Як діяти, якщо бізнес функціонує на прифронтових територіях?

Згідно з консультацією Держпраці, якщо підприємець чи компанія ще працює в районах бойових дій, то відповідно до ч. 1 ст. 7 Закону № 2136, порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових книжок та зберігання документів визначається роботодавцем самостійно. Допускається видавати трудові книжки без звільнення в таких районах на руки працівникам з метою уникнення їх знищення. Але якщо бізнес не перебуває у зоні бойових дій, визначених на законодавчому рівні, трудові книжки і далі зберігаються у роботодавців до звільнення працівників або закінчення робіт з оцифрування таких трудових книжок.

Відсутній запис про звільнення з останнього місця роботи: як діяти?

Не потрібно залишати вільне місце у книжці, щоб колишній роботодавець згодом додав запис про звільнення. Одразу попросіть нового співробітника відвідати попереднє місце роботи, якщо це реально. Якщо доступу до роботодавця немає – вносьте запис про прийняття наступним порядковим номером. Бо ні КЗпП, ні Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58, не містять норм, які б дозволяли внесення записів за іншого роботодавця. Тож навіть за наявності підтвердних документів (в такому випадку – копії наказу про звільнення з попереднього місця роботи) ви не можете цього зробити.

При передачі до Реєстру трудової книжки із пропущеним звільненням проблем не буде. Звісно, за умови, що попереднім роботодавцем своєчасно була подана об’єднана звітність, де в додатку Д5 була відображена інформація про звільнення працівника, яка і підтягнеться до електронної трудової книжки.

Зверніть увагу! Якщо ж підприємство – попередній роботодавець ліквідовано, знищене внаслідок бойових дій, знаходиться на окупованій території, – працівник може звернутись до суду з заявою про встановлення факту припинення трудового договору в односторонньому порядку (ст. 256 Цивільно-процесуального кодексу України). За наявності рішення суду новий роботодавець може працевлаштувати працівника на основне місце роботи із відповідним записом у трудовій чи Реєстрі.

Як оформити працівника, якщо трудова втрачена і не відсканована?

Навіть за такого випадку інформацію про попередній досвід людини знайти неважко. В ПФУ періоди роботи з 2000 року враховуються за даними персоніфікованого обліку, а з 2004 року вони є Реєстрі із звітності роботодавців. Ця інформація зберігається в Пенсійному фонді України і її в будь-який момент можна безкоштовно отримати в електронному вигляді:

– через портал Пенсійного фонду України

– за допомогою мобільного застосунку «Пенсійний фонд»

Якщо попередні роботодавці своєчасно і в повному обсязі звітували, інформація в Реєстрі про конкретну особу є. Відсутнім може бути тільки період окупації чи бойових дій, якщо підприємство не працювало або не мало можливості звітувати. Даних у Реєстрі про особу немає тільки в тому разі, якщо вона раніше ніде не працювала або працювала без офіційного оформлення.

Тому якщо роботодавець приймає на роботу ВПО, у якої відсутня трудова книжка, він може звернутися до ПФУ і отримати витяг з Реєстру або оформити дублікат трудової книжки за умови, що є якісь документи, які підтверджують її попередній трудовий стаж. Якщо ж підтвердженої інформації немає, вважаємо, що це перше місце роботи кандидата, і в загальному порядку оформлюємо працевлаштування, з оформленням паперової трудової книжки.

Як правильно оформити дублікат трудової?

Якщо працівник до влаштування на ваше підприємство вже працював, то при заповненні дубліката трудової книжки у розділ «Відомості про роботу» у графу «3» спершу вноситься запис про загальний стаж його роботи до влаштування на підприємство, який підтверджується документами. Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи (без уточнення: на якому підприємстві, в які періоди часу і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки). А потім робиться запис про прийняття на дане місце роботи в загальному порядку. (Детальніше про ведення дублікату трудової книжки в гл. 5 Інструкції № 58.)

Отже, на сьогодні законом на бізнес не накладено жорстких зобов’язань щодо ведення електронних книжок, та ця ситуація «із підступом». Бо з часом саме роботодавців контролюючі органи серед іншого перевірятимуть і щодо наявності електронних трудових. Тож краще потурбуватися про це вже сьогодні, щоб оминути зайві неприємності завтра.

Наталя Щербак, консультант із обліку й податків